1. Настройка приема факса
Для приема факса можно назначить любой телефонный номер компании, который подключен к виртуальной АТС.
Виртуальная АТС позволяет принимать факсимильные письма в виде e-mail. То есть любой текстовый документ, отправленный в вашу компанию по факсу, автоматически переведется в pdf файл и будет доставлен на указанный адрес электронной почты.
Чтобы назначить телефонный номер для приема факса, зайдите в интерфейс виртуальной АТС, откройте меню Номера и кликните по плашке справа от выбранного номера.
- Если телефонный номер предназначен только для приема факса, выберите маршрут приема звонков Круглосуточно, а затем кликните по правому прямоугольнику, на котором стрелка указана на факс.
Затем ниже кликните на Факс компании.
И выберете сотрудника, отдел и/или укажите любой внешний адрес электронной почты, куда будут приходить факсимильные сообщения.
Не забудьте сохранить настройки.
- Если телефонный номер предназначен как для приема входящих звонков, так и для факса, в настройках номера выберите маршрут приема звонков По расписанию или Круглосуточно, кликните по прямоугольнику, на котором стрелка указана на меню самообслуживания.
Далее выберете соответствующую клавишу, которую абоненты будут нажимать на своем телефоне для отправки факса.
Чтобы клиент понял, что для отправки факса ему нужно нажать определенную цифру на своем телефоне, необходимо записать аудиофайл для голосового меню, в котором диктор будет об этом сообщать.
Как еще в виртуальной АТС можно настроить прием факса
Также настроить прием факса вы сможете, если зайдете в меню Еще и кликните на Автоответчик и факс компании.
2. Отправка факса
Виртуальная АТС Гравител позволяет отправлять факс в виде графических файлов в форматах pdf, tif, tiff, jpg, jpeg или png.
Для отправки факса сначала необходимо установить на компьютер софтфон Гравител Коммуникатор – программу для звонков, которую можно скачать здесь.
В меню софтфона откройте вкладку Набрать вручную, затем с помощью электронной клавиатуры наберите вручную или вставьте скопированный номер факса из буфера обмена.
Далее кликните на кнопку со стрелкой (рядом с кнопкой Позвонить) и выберете опцию Отправить факс. Затем загрузите требуемый файл и нажмите кнопку Отправить.
Абонент, которому вы отправили факсимильное сообщение, получит его в классическом варианте - в виде распечатки на факсе. Если абонент также использует в своей работе виртуальную АТС, то факсимильное сообщение поступит ему в виде e-mail.
После доставки факсимильного сообщения на ваш адрес электронной почты поступит e-mail с подтверждением его доставки.