ВОЙТИ

Создание сотрудников, отделов и логики распределения звонков

Последние изменения: 19.10.2016
добавить в избранные

Для начала работы с Виртуальной АТС Гравител достаточно сделать 3 простых шага настройки:

В разделе “Сотрудники” создаем всех пользователей компании.
В разделе “Отделы” объединяем сотрудников в группы и настраиваем правила распределения звонков менжду ними.
В разделе “Номера” настраиваем логику распределения звонков в компании.

Рассмотрим эти настройки более подробно:

1.1. Как зайти в облачную АТС Гравител

После регистрации на нашем сайте Вам на почтовый ящик придет письмо со ссылкой в панель администрирования АТС. Переходим по этой ссылке. В поле логин вводим имя пользователя, по умолчанию это admin и пароль от этой учетной записи. Все настройки будем выполнять на тестовом домене test.gravitel.ru

2015-10-21 09-01-09 Облачная АТС Гравител - Google Chrome

1.2. Создание сотрудников

При входе под админской учетной записью откроется раздел “Настройки” — “Сотрудники”.

2015-10-21 09-02-36 Облачная АТС Гравител - Google Chrome

В этом разделе Вам нужно добавить сотрудников компании. Нажимаем на соответствующую кнопку и заполняем форму.

2015-10-21 09-04-58 Облачная АТС Гравител - Google Chrome

На сегодняшний день в АТС можно назначить сотруднику одну из двух ролей (прав): Администратор или Пользователь. Администратор имеет доступ к разделу “Настройки” и может редактировать других сотрудников, тогда как Пользователь не имеет таких прав.

Создаваемые логин и пароль будут использоваться сотрудником для настройки настольного телефона или коммуникатора на компьютере.
Если сотрудник будет настраивать телефон или коммуникатор самостоятельно, укажите его e-mail. Он получит письмо с реквизитами доступа и ссылкой на коммуникатор.

2015-10-21 09-05-34 Облачная АТС Гравител - Google Chrome

Если за сотрудника телефон или коммуникатор будет настраивать ваш системный администратор, сохраните логин и пароль при создании сотрудника.
Рекомендуем сразу настроить переадресацию на мобильный телефон сотрудника, в случае его неответа в течение 5-10 секунд на настольном телефоне или компьютере.
Создайте остальных сотрудников. В списке созданных сотрудников жирным выделяются сотрудники с правами администратора.

2015-10-21 09-10-04 Облачная АТС Гравител - Google Chrome

Примечание: количество сотрудников для создания зависит от выбранного Вами тарифного плана.

1.3. Настройка отделов

Отделы необходимы для объединения сотрудников в группы и настройки распределения звонков между ними. По умолчанию создается единственный “Отдел продаж”, но вы можете создать любое количество отделов.

Зайдем в отдел продаж и добавим остальных менеджеров. Обратите внимание, что отделу уже присвоен внутренний номер. Обычно он необходим для коммуникации внутри компании, когда сотрудник звонит, например, в бухгалтерию (ему нужен любой бухгалтер, а не кто-то конкретный).

Сотрудники переводятся в группы простым кликом по сотрудникам в левом столбце, в правый столбец они попадают автоматически.

Варианты распределения звонков между сотрудниками в отделе:

  • Всем сразу (рекомендуем). Звонок клиента поступит одновременно всем сотрудникам, входящим в этот отдел. Как только один из сотрудников ответит на звонок, у остальных звонок сбросится. Выбор данного варианта автоматически активирует очередь звонков. Данная функция выстраивает поступающие звонки в очередь в порядке их поступления и, по мере появления свободных операторов, отдает их в обработку. Во время ожидания абонент слышит музыку на удержании.
  • По очереди. Сначала звонок поступит первому сотруднику, затем следующему с определенной задержкой (предыдущему звонок перестает поступать). Задержка между переключением звонков и порядок обзвона сотрудников легко настраивается в интерфейсе.
  • Равномерно работает аналогично распределению «по очереди», единственное отличие — следующий входящий звонок пойдет тому оператору, который следуетт за оператором, принявшим вызов.
  • По нарастающей. Похоже на логику “По очереди”, за исключением того, что при переключении звонка на следующего сотрудника звонок с предыдущего не снимается.

Бывает, что отдел продаж не успевает ответить клиенту (все заняты или отошли). В этом случае звонок может подхватить руководитель отдела, дежурный или вообще другой отдел (например, техническая поддержка), или же клиенту можно просто сообщить о недоступности сотрудников и предложить оставить голосовое сообщение.

Для повышения лояльности клиентов вы можете включить функционал «Для нетерпеливых клиентов«.

2016-10-19_16-29-39

В первом случае автоответчик сообщит, что все сотрудники заняты и попросит подождать.

Во втором случае автоответчик так же сообщит что все сотрудники заняты и предложит нажать «1» для заказа обратного звонка, либо нажать «2» чтобы оставить сообщение на автоответчик.

2016-10-19_16-34-33

Сохраняем отдел. Вы можете создать и другие отделы при необходимости. Вы сможете увидеть списоком информацию о всех созданных отделах, включенных в них сотрудников и логику распределения звонков.

1.4. Телефонные номера

В телефонных выводится список всех приобретенных/подключенных номеров компании. Здесь настраивается основная логика распределения входящих звонков от клиентов. В зависимости от времени и дня недели, можно установить голосовое приветствие и многое другое.

2015-10-21 09-17-20 Облачная АТС Гравител - Google Chrome

Логика приема звонков отображается графически. По умолчанию номера уже имеют определенную настройку, но вы можете изменить её, кликнув по номеру.

2015-10-21 09-21-01 Облачная АТС Гравител - Google Chrome

Маршрутизация входящего вызова может быть идти по двум сценариями: круглосуточно и по расписанию. 2015-10-21 09-22-00 Облачная АТС Гравител - Google Chrome

В случае работы по расписанию, появляется переключатель маршрутов в рабочее и нерабочее время. Не забудьте также настроить время работы компании.

2015-10-21 09-25-38 Облачная АТС Гравител - Google Chrome

В рабочее время вы можете выбрать 3 варианта маршрута звонка:

Звонок в один из ваших отделов. Эта карточка выбрана по умолчанию и направлена в отдел продаж. При входящем звонке звонок поступит в отдел продаж и звонок будет распределен между сотрудниками в соответствии с настройками отдела.

Сотрудник-секретарь. Если в вашей компании звонки принимает один сотрудник, а затем он переводит звонок на остальных — выберите этот раздел.

Меню самообслуживания (голосовое меню). Если вы хотите, чтобы клиент сам выбирал, с каким отделом следует соединиться, выбирайте меню самообслуживания. Вы можете настроить переадресацию звонка на отдел, сотрудника, факс или атвоответчик. В случае если клиент не наберет клавишу течение 5 секунд, звонок будет переведен в соответствии с заданными правилами (в данном случае соединит с отделом продаж). Рекомендуем не усложнять голосовое меню и сделать всё, чтобы ваш клиент быстрее и без лишних действий дозвонился до ваших менеджеров.

2015-10-21 09-28-44 Облачная АТС Гравител - Google Chrome

Нерабочее время настраивается по такому же принципу, за исключением логики маршрутов.

2015-10-21 09-29-15 Облачная АТС Гравител - Google Chrome

Настройте таким же образом все оставшиеся телефонные номера.

1.5. Завершение настройки

Мы завершили основную настройку приема входящих звонков. В разделе “Еще” вы можете настроить основной АОН (определение номера) при исходящих звонках (если у вас много звонков), настроить прием факсов, автоответчика и BLF.

нет комментариев